Ministerie van Buitenlandse Zaken Nederland

Opdrachtomschrijving:
Veel ambassades kampen met een grote en moeilijk te controleren stroom van mensen die een visum voor Nederland opvragen. Het gevolg is lange rijen voor ambassades en consulaten en veel stress bij zowel de bezoeker als de medewerker van het ministerie.
De gezochte oplossing moest de stroom van mensen naar de ambassade structureren en voorspelbaar maken. Bovendien moest er flexibiliteit zijn om de bezetting van de consulaire sectie van uur tot uur aan te passen d.m.v. het reguleren van een maximum aantal bezoekers per tijdseenheid. Ook moest het voor de ambassade mogelijk zijn de velden op de formulieren flexibel aan te passen.

Geboden oplossing:
De oplossing bestaat uit een back end en een front end web applicatie. Deze laatste is geïntegreerd met de publieke website van de ambassade. Hierop is zichtbaar door middel van een duidelijke user interface wanneer er nog hoeveel plaatsen beschikbaar zijn (zie screenshot). De gebruiker selecteert een tijdsinterval en daarna verschijnt een formulier dat ingevuld dient te worden en waarop een aantal standaard controles wordt uitgevoerd. Na bevestigen door de gebruiker dient deze binnen een bepaald tijdsinterval te bevestigen via een daartoe verstuurde bevestigingsemail.
De back end applicatie is beveiligd door een autorisatie systeem dat verschillende autorisatie niveaus kent. Via dit administratieve gedeelte kan de ambassade:
- Het rooster vrij aanpassen (vrije dagen, pauzes, veranderde werktijden, meer capaciteit op bepaalde dagen of uren, etc.)
- Telefonisch afspraken inplannen of wijzigen
- Rapportages creëren
- Gebruikers aanmaken of verwijderen
- Content voor de front end applicatie of email templates aanmaken.
- Velden voor de front end formulier aanmaken of verwijderen.
Het online afspraken systeem is inmiddels meer dan 3 jaar in gebruik en continue verbeterd. Momenteel wordt het gebruikt op meer dan 35 ambassades en consulaten, waaronder verscheidene Nederlandse. Additionele modules die zijn ontwikkeld zijn:
- Volledige integratie met een Content Management systeem waardoor het Booking systeem ook als professionele website kan dienen
- Zichzelf updatende registratie module voor Nederlanders in het buitenland
Door de extreme flexibiliteit is het gebruik niet beperkt tot ambassades en consulaten. Het systeem is toepasbaar in elke situatie waar men het maken van online afspraken wil faciliteren.

Skills used:
Business Analysis, Project Management, PHP, Linux, JavaScript

Doorlooptijd:
Business Analyse : 1 week
Development & Testen fase : 1 maand

Support:  ongoing